Teil 4 der Reihe „KI verstehen“. Nach Herkunft, Funktionsweise und Grenzen wird es jetzt praktisch: Wofür lohnt sich KI in einem ganz normalen Unternehmen heute schon — und wo verbrennt man eher Zeit und Geld?
Zwischen „KI ersetzt bald ganze Abteilungen“ und „das ist doch nur ein Spielzeug“ liegt die Wirklichkeit. Sie ist unspektakulärer als die Schlagzeilen, aber für viele Betriebe sehr nützlich. Die beste Faustregel, die ich kenne: KI schreibt den Entwurf, der Mensch gibt frei.
Wo KI heute zuverlässig hilft
- Texte entwerfen und umformulieren: E-Mails, Angebotstexte, Stellenanzeigen, Produktbeschreibungen. Die KI liefert in Sekunden einen brauchbaren ersten Entwurf, du bringst Fachwissen und Tonfall ein.
- Zusammenfassen: lange Dokumente, Protokolle, Ausschreibungen, E-Mail-Verläufe. Aus zwanzig Seiten werden die fünf Punkte, auf die es ankommt — mit dem Hinweis, im Original nachzulesen, wo es kritisch wird.
- Wissen durchsuchbar machen: Handbücher, Richtlinien, Projektdokumentation. Ein Doku-Assistent, der Fragen aus den eigenen Unterlagen beantwortet und die Fundstelle zeigt, spart vor allem neuen Kolleginnen und Kollegen viel Suchzeit. Wie man das verlässlich baut, steht in Teil 3.
- Programmieren und Automatisieren: Skripte, Tabellenformeln, kleine Auswertungen, Automatisierungen im ERP. Das war 2022 bei SAP eines meiner ersten KI-Themen — und gerade hier hat sich seitdem enorm viel getan. Voraussetzung bleibt: Jemand versteht und testet, was die KI baut.
- Daten aus Dokumenten lesen: Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Formulare. Das Abtippen, das niemand gern macht, übernimmt die KI; ein Mensch prüft die Ausnahmen. ERP-Systeme wie Odoo bringen dafür inzwischen eigene Funktionen mit.
- Übersetzen und vereinfachen: Fachtexte in einfache Sprache, Anleitungen in andere Sprachen, Kundenkommunikation ins Englische.
- Anfragen vorsortieren: Eingehende Mails nach Thema und Dringlichkeit ordnen und passende Antwortentwürfe vorbereiten.
Wo es (noch) hakt
- Verbindliche Auskünfte ohne Prüfung: Preise, Fristen, Rechtsfragen — hier sind Fehler teuer.
- Exakte Berechnungen ohne passendes Werkzeug im Hintergrund.
- Aktuelle Fakten, wenn das System nicht sucht oder keine Quellen bekommt.
- Vollautomatische Abläufe ohne Kontrollpunkt, bei denen niemand merkt, wenn etwas schiefgeht.
- Sensible Daten in frei zugänglichen Werkzeugen: Kundendaten, Personalakten oder Geschäftsgeheimnisse gehören nicht in kostenlose Konsumenten-Tools. Mehr dazu in Teil 5.
Eine einfache Ampel
- Grün — einfach anfangen: Entwürfe, Zusammenfassungen, Ideen, Übersetzungen für den internen Gebrauch.
- Gelb — mit Prüfung: Texte an Kunden, Auswertungen, Code, ausgelesene Rechnungsdaten. Die KI arbeitet vor, ein Mensch kontrolliert.
- Rot — nur mit klaren Regeln oder gar nicht: Entscheidungen über Menschen (etwa Bewerbungen), verbindliche Zusagen, Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten.
So findest du deinen ersten Anwendungsfall
Die besten Startpunkte haben drei Eigenschaften:
- Die Aufgabe kommt oft vor — jede Woche, besser jeden Tag.
- Sie dreht sich um Text oder Dokumente — dort sind Sprachmodelle am stärksten.
- Fehler sind leicht zu erkennen — jemand sieht auf einen Blick, ob das Ergebnis passt.
Fang mit einer solchen Aufgabe und einem kleinen Team an, miss vorher, wie lange sie heute dauert, und vergleiche nach ein paar Wochen. Genau so steht es auch im Kaufmann-Prinzip: erst verstehen, dann einführen. So entsteht kein Hype-Projekt, sondern eine belastbare Erfahrung — und die Grundlage für den nächsten Schritt.
Nicht die spektakulärste Idee bringt am meisten, sondern die langweilige Aufgabe, die jeden Tag Zeit frisst.
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Häufige Fragen
Brauche ich eine eigene KI?
In den allermeisten Fällen nicht. Etablierte Werkzeuge in einer Business-Variante, gut eingerichtet und mit eigenen Unterlagen verbunden, reichen für die typischen Aufgaben eines Mittelständlers völlig aus.
Was kostet der Einstieg?
Meist vor allem Lizenzen pro Nutzer und etwas Zeit für Einrichtung und Schulung. Der größere Posten ist selten die Technik, sondern die Frage, ob das Team das Werkzeug wirklich nutzt.
Ersetzt KI Mitarbeitende?
Sie ersetzt eher Tätigkeiten als Menschen: das Abtippen, das Suchen, den ersten Entwurf. Die gewonnene Zeit fließt im besten Fall in die Arbeit, für die Erfahrung und Urteilsvermögen nötig sind.
Die Reihe „KI verstehen“
Teil 1: Woher KI eigentlich kommt
Teil 2: Wie ein Sprachmodell funktioniert — ohne Mathematik
Teil 3: Warum KI halluziniert und wie du falsche Antworten erkennst
Teil 4: Was KI im Unternehmen heute wirklich kann (dieser Beitrag)
Teil 5: Daten, Datenschutz und der EU AI Act
Teil 6: KI einführen, ohne dass es ein IT-Projekt wird, das scheitert
Titelbild: KI-generiert mit Midjourney.
Über den Autor
Tino Kaufmann ist Gründer von TKC – Tino Kaufmann Consulting in Dresden und begleitet Unternehmen bei ERP-Einführung, Cloud-Architektur und dem sinnvollen Einsatz von KI. Nach zwölf Jahren SAP- und Cloud-Architektur — zuletzt als Development Manager bei der SAP SE — und sieben Jahren in Führung und Teamentwicklung gründete er im Januar 2026 sein eigenes Unternehmen. Er ist zertifizierter Ausbilder (AdA) und Odoo Learning Partner.
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