Teil 6 und Abschluss der Reihe „KI verstehen“. Wir wissen jetzt, woher KI kommt, wie sie funktioniert, wo sie irrt, was sie kann und welche Regeln gelten. Bleibt die wichtigste Frage: Wie bringt man sie so ins Unternehmen, dass sie danach auch wirklich genutzt wird?
In zwölf Jahren SAP- und Cloud-Architektur habe ich viele IT-Projekte gesehen. Die meisten, die gescheitert sind, sind nicht an der Technik gescheitert. Der Server lief, der Code war sauber, die Lizenzen waren bezahlt — und ein halbes Jahr später arbeitete trotzdem niemand gern mit dem neuen System. Bei KI ist das nicht anders. Eher im Gegenteil: Weil die Werkzeuge so leicht zugänglich sind, fehlt oft sogar der Projektrahmen, der bei einem ERP selbstverständlich wäre.
Warum KI-Einführungen scheitern
- Das Werkzeug kommt vor dem Problem. Lizenzen werden gekauft, bevor klar ist, welche Aufgabe damit besser werden soll.
- Es gibt keine Regeln. Dann nutzen Mitarbeitende private Accounts — die Schatten-KI. Welche Daten dort landen, weiß niemand.
- Niemand wird geschult. Die Erwartungen schwanken zwischen „kann alles“ und „taugt nichts“, und beides führt dazu, dass das Werkzeug liegen bleibt.
- Die Erwartungen sind zu hoch. Wie in den KI-Wintern, die ich in Teil 1 beschrieben habe: Überzogene Versprechen enden in Enttäuschung — und die Technik wird zu Unrecht abgeschrieben.
Das Kaufmann-Prinzip, angewendet auf KI
Deshalb arbeite ich auch bei KI nach den drei Schritten des Kaufmann-Prinzips:
1. Verstehen
Bevor ein Werkzeug ausgewählt wird, verstehen wir, wo im Betrieb Zeit verloren geht, und das Team versteht, wie KI funktioniert und wo ihre Grenzen liegen. Das nimmt Ängste — etwa die, ersetzt zu werden — und verhindert falsche Erwartungen. Die Teile 2 und 3 dieser Reihe sind genau dieses Grundwissen.
2. Beherrschen
Als zertifizierter Ausbilder (AdA) lege ich Wert darauf, dass das Wissen im Haus bleibt: Schulung direkt an den echten Aufgaben, gute Beispiel-Anweisungen für wiederkehrende Fälle, eine kurze Richtlinie, die jeder kennt. Das erfüllt nebenbei auch die Pflicht zur KI-Kompetenz aus dem AI Act, über die ich in Teil 5 geschrieben habe.
3. Gerne nutzen
Wir fangen dort an, wo es am meisten nervt — beim Abtippen, Suchen, Zusammenfassen. Wenn die erste Anwendung spürbar Zeit spart, kommt die Akzeptanz von selbst. Und wir hören zu: Was im Alltag nicht passt, wird angepasst.
Ein Fahrplan in fünf Schritten
- Bestandsaufnahme: Wo geht heute Zeit verloren? Welche KI-Werkzeuge werden schon genutzt, offiziell oder nicht?
- Leitplanken setzen: erlaubte Werkzeuge mit Business-Vertrag, klare Regeln für Daten, eine verantwortliche Person.
- Pilot mit kleinem Team: ein Anwendungsfall, einige Wochen, ein messbares Ziel — etwa „Angebotstexte in der Hälfte der Zeit“.
- Schulen und begleiten: nicht einmal zwei Stunden Frontalunterricht, sondern Begleitung am echten Arbeitsplatz.
- Auswerten und ausrollen: Was hat es gebracht? Was muss angepasst werden? Erst dann auf weitere Teams und Aufgaben übertragen.
Ein KI-Werkzeug, das niemand nutzt, ist die teuerste Lizenz im Haus.
Drei Fragen, die ich vor jedem Projekt stelle
- Wer arbeitet morgen damit — und wurde diese Person gefragt?
- Was passiert heute von Hand, das eigentlich ein Ablauf ist?
- Woran merken wir in drei Monaten, dass es sich gelohnt hat?
Hat auf eine dieser Fragen niemand eine Antwort, ist das kein Grund, das Projekt abzusagen. Aber es ist der Punkt, an dem man anfangen sollte — nicht bei der Software.
Zum Schluss der Reihe
KI ist kein Wunder und kein Spielzeug. Sie ist ein Werkzeug mit einer 70-jährigen Geschichte, einer verständlichen Funktionsweise, klaren Grenzen und handfestem Nutzen — wenn man sie richtig einführt. Meine Überzeugung nach vielen Projekten: Über Erfolg entscheidet nicht das beste Modell, sondern ob die Menschen verstehen, beherrschen und gerne nutzen, was sie bekommen.
Wenn du wissen willst, wo in deinem Unternehmen der größte Hebel liegt, lass uns reden: 20 Minuten Erstgespräch, online per Teams.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine KI-Einführung?
Ein erster Pilot mit einem klaren Anwendungsfall ist in wenigen Wochen machbar. Bis KI selbstverständlich in mehreren Abläufen steckt, vergehen eher Monate — vor allem, weil sich Gewohnheiten ändern müssen, nicht die Technik.
Brauche ich einen KI-Beauftragten?
Vorgeschrieben ist das für die meisten Unternehmen nicht. Sinnvoll ist aber eine Person, die Werkzeuge, Regeln und Schulungen im Blick behält — in kleinen Betrieben oft die Geschäftsführung selbst.
Mit welchem Werkzeug soll ich anfangen?
Mit dem, das zu deiner vorhandenen Umgebung passt. Wer mit Microsoft 365 arbeitet, schaut sich Copilot an, wer Odoo nutzt, die KI-Funktionen dort. Wichtiger als die Marke sind ein Business-Vertrag und ein klarer erster Anwendungsfall.
Die Reihe „KI verstehen“
Teil 1: Woher KI eigentlich kommt
Teil 2: Wie ein Sprachmodell funktioniert — ohne Mathematik
Teil 3: Warum KI halluziniert und wie du falsche Antworten erkennst
Teil 4: Was KI im Unternehmen heute wirklich kann
Teil 5: Daten, Datenschutz und der EU AI Act
Teil 6: KI einführen, ohne dass es ein IT-Projekt wird, das scheitert (dieser Beitrag)
Titelbild: KI-generiert mit Midjourney.
Über den Autor
Tino Kaufmann ist Gründer von TKC – Tino Kaufmann Consulting in Dresden und begleitet Unternehmen bei ERP-Einführung, Cloud-Architektur und dem sinnvollen Einsatz von KI. Nach zwölf Jahren SAP- und Cloud-Architektur — zuletzt als Development Manager bei der SAP SE — und sieben Jahren in Führung und Teamentwicklung gründete er im Januar 2026 sein eigenes Unternehmen. Er ist zertifizierter Ausbilder (AdA) und Odoo Learning Partner.
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